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忘年会の幹事のやることって何?準備から流れを徹底まとめ

   


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年末の憂鬱といっても過言ではない忘年会の幹事。

忘年会の幹事に選ばれると初めてのこともあり何から手を付けていいのかあたふたしてしまいますよね。

無計画的に行動しているといろんな人に迷惑をかけますし、できれば計画的に早め早めに行動しておきたいところですが、一体何をやるべきなのか?

よくわかりませんよね。

そこでここでは忘年会の幹事に選ばれ困っている方の為に。

忘年会の幹事のやること(準備や流れ)を全力でまとめていきたいと思います。

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忘年会の幹事のやること!準備は何をする?

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まず忘年会の幹事に選ばれた。

選ばれた時の気持ちはさておき・・・

気持ちを切り替えてサクサクッとスケジュールを立てていきましょう。

忘年会の幹事を任された月にもよりますが早めの行動が吉なので早速、下準備を行ってくださいね。

 

準備その1.日にちと時間を決める

期間:1か月半から1か月前

 

忘年会の幹事を任された場合、まずやることの1つとして忘年会を開催する候補日をいくつか決めておきます。

忘年会の日程は会社の予定とすり合わせながら多くても5つくらいは用意しておきましょう。

日程が決まっていない場合は、その候補日を添付したメールを送信し、参加できる日をみんなから知らせてもらいます。

そして日程を決める場合は、役職が偉い人の参加できる人を優先的に選びましょう。

候補日を設定する基準としては

  1. 役職
  2. 多数決

です。

目上の方+まわりが都合が良い日を選んで日程を早めに決めておきましょう。

 

準備その2.予算を立てる

期間:1か月半から1か月前

 

予算に関しては初めて幹事ということもあり、分からない点もあるので昨年の情報を参考にしてみましょう。

全体で忘年会の予算を見積もると金額が恐ろしく訳わからなくなるので1人当たりの上限を決めることをおすすめします。

そしてそこに少し多めに上限を決めておきましょう。(人数にもよりますが、+1,000円くらい上乗せ)

こうすることでもしもの時の不足分が出てきたときに対応することが可能です。

無駄に高い会費だと参加する気が失せますからね(笑

例) 食事代×○人+ゲームの景品代など=○円

という考え方で進めるようにしてみてくださいね。

 

準備その3.お店と料金の設定

期間:1か月半から1か月前

 

毎年行っているお店があればそのお店に早めに予約を入れておきましょう。

常連で愛用している場合は、お店の人も毎年使ってくれているということもあり、多少の融通が通るはずです。

予約するときは顔を出して「今年の幹事です」と挨拶すると場の進行がしやすくなります。

忘年会を行うとき、毎年どんな感じか店主が教えてくれるかもしれないのでもし聞けたらその時の流れをサクッときいておきましょう。

毎年行っているお店がない場合は、予算に見合ったお店を探すために食べログとぐるなび、両方を活用してお店を決めておきましょう!

忘年会で食べる食材を選ぶ場合は、時期的にはやっぱり鍋がベスト!

とはいっても忘年会シーズンは多くの方が予約をする可能性があるので1店舗ではなく数店舗まとめてピックアップしていきましょう。

いくつか候補店を決めたら、予定している日が空いているのかの確認ではなく、実際にお店に行ってみることをおすすめします。

というのも、写真だけではわからない雰囲気や接客態度などが分かりますし、予約しようと思っていた部屋を実際に見ることができます。

「20人とネットでは書いてあったけど、実際に見たらぎゅうぎゅうでの20人じゃん!」

なんてこともあり得ますからね。

予約するときは減ったり増えたりするので人数未確定で予約しておいたほうが良いです。

おおよその人数+αで予約を入れておきましょう。

部屋は下見をしたときにいいと思った部屋を取っておきましょう!

 

準備その4.案内メール

期間:20日前

 
日程に予算、お店選び等、下準備が整ってきたらいよいよ案内メールを送信します。

織り込む内容は、以下の通り。

○予定日
○店名、所在地、電話番号、予約係名
○申し込み人数
○会費
○キャンセル可能日
○予約内容 コースや飲み放題の時間など
○料理の内容

 

簡潔に分かりやすくまとめて送りましょう。

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準備その5.上司への挨拶依頼

期間:2週間前

 

はじめの挨拶や乾杯の音頭など上司の方にお願いする場面がありますので事前に直接お願いしておきましょう。

時間が取れない場合はスケジュール表を添付したメールを送信することをおすすめします。

 

準備その6.参加者名簿の作成

期間:10日前

 

人数が多い場合は作成した方が混乱せずに済みます。

作成するときに、名前と肩書を同時に覚えておきましょう。

話しかけられたときに名前が出ないのは失礼ですので大切ですよ!

 

準備その7.お店に人数の確定の連絡

期間:1週間前

 

お店によって異なりますので、お店に言われた日数前に連絡するようにしましょう。

この時ちゃんと言っておいた通りのコースや部屋で予約が取れているかの確認が必要なのでその点も忘れずにです。

 

準備その8.必要なものの買い出し

期間:1週間前

 

余興の時に使う道具の買い出しをしておきましょう。

1人では到底無理なので他の人にも手伝ってもらうことをおすすめします。

 

準備その9.会費の徴収

期間:当日まで

 

忘年会の会費の徴収は当日までに済ませておきましょう。

作成した名簿にチェックを入れていけばバッチリです。

あると便利なもの

  • 100均のチャック付きの袋
  • つり銭
  • 電卓

以上が忘年会当日までにやっておきたい準備になります。

やることが結構ありますが、忘年会の準備も当日も流れもスケジュール表を作っておけば管理バッチリです。

やることが終わったら線を引いて消して上手く準備を整えてみてくださいね。

 

まとめ

 

忘年会の幹事のやることを準備から流れをまとめてみましたがいかがでしたか。

準備だけでもやることが多く大変ですが、全てを1人でやる必要はありません。

自分は監督、そして選手がいる。

そんな気持ちで忘年会の幹事としてやるべきことをサクサクッとまとめていきましょう。

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